Neues BMF-Schreiben
Mit Schreiben vom 28.11.2019 (Az IV A 4 - S 0316/19/10003:001) hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ neu gefasst. Die Neufassung ersetzt das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 (IV A 4 - S 0316/13/10003) und enthält u. a. weitreichende Neuregelungen zu den Themen Globalisierung und Digitalisierung. So trägt eine Vielzahl der neuen Regelungen vor allem den Cloud-Systemen Rechnung.
Nutzung von Cloud-Systemen
Die Neufassung der GoBD setzt die Nutzung von Cloud-Systemen (als SaaS, Software as a Service) einer ordnungsgemäßen Datenspeicherung – wie der Datenspeicherung „vor Ort“ (On Premise) – gleich. Gemäß Tz 1.11des BMF- Schreibens, kommt es künftig nicht darauf an, „ob die betreffenden DV-Systeme vom Steuerpflichtigen als eigene Hardware bzw. Software erworben und genutzt oder in einer Cloud bzw. als eine Kombination dieser Systeme betrieben werden“. Sofern sich die Datencloud außerhalb Deutschlands befindet, gilt das Erfordernis einer Antragstellung (§ 146 Abs. 2a Abgabenordnung-AO) wie bei der Führung elektronischer Bücher oder Aufzeichnungen analog.
Mobiles Scannen
Des Weiteren stellt das BMF die Digitalisierung von Belegen durch fotografische Verfahren mithilfe von mobilen Endgeräten dem stationären Scanverfahren gleich. Gemäß Rz. 130 des BMF-Schreibens kann „eine bildliche Erfassung... mit den verschiedensten Arten von Geräten (z. B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen) erfolgen“.
Konvertierung von digitalen Daten
Eine wesentliche Erleichterung für Unternehmen dürfte folgende Neuregelung darstellen: Werden Datensätze in ein unternehmensspezifisches Format konvertiert, müssen künftig nicht länger die ursprünglichen neben den konvertierten Datensätzen vorgehalten werden. Dies gilt, wenn die in Rz. 135 des BMF-Schreibens genannten Voraussetzungen vorliegen. Unter anderem dürfen keine „bildlichen oder inhaltlichen Veränderungen vorgenommen“ werden und bei der Konvertierung dürfen keine „sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren“ gehen.
Inkrafttreten
Die Grundsätze des neuen BMF-Schreibens treten zum 1.1.2020 in Kraft und sind auf Besteuerungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31.12.2019 beginnen.
Stand: 24. Januar 2020
